Pere Losantos

La millora contínua no està de moda, és més fashion parlar d’innovació, i com més disruptiva, millor. Però la realitat és cabuda, i un simple procés de millora incremental ben establert i orientat a l’usuari pot acabar sent molt més efectiu que canviar tota la plataforma de gestió o fer trontollar l’organigrama de dalt a baix. Millora contínua col·laborativa, això és el que estem provant d’introduir a totes les unitats o serveis de la UPC que ens ho demanen. Us ho expliquem:

Reflexions prèvies necessàries

El propòsit del programa Nexus24 és que el 2024 treballar de manera col·laborativa sigui normal a la UPC. Vam començar el 2015 amb l’Escola de Tardor i la CRIDA a projectes transversals comuns a diferents unitats o serveis, i sota aquesta modalitat hem acompanyat 20 iniciatives fins el final i algunes més que s’han quedat pel camí com en tot procés d’innovació.

L’any 2018 vam analitzar els resultats sobre els tres objectius que perseguim amb Nexus24 (capital relacional, d’innovació i de coneixement) i vam decidir canviar l’estratègia orientant-nos més cap a dins de les unitats en comptes d’entre unitats. No ens enganyem, una de les raons evidents és que degut a la retallada de personal i recursos que pateixen totes les universitats públiques catalanes moltes unitats havien deixat de banda la redefinició de processos per atendre les urgències del dia a dia, i aquesta situació no es bona per cap organització orientada a l’usuari.

Nota pel lector/a que no coneix la UPC. Quan parlem d’unitats en aquesta entrada ens referim col·lectius amb una dimensió entre 50 i 150 persones, com les Unitats Transversals de Gestió dels campus, o alguns dels Serveis Generals que apleguen diferents unitats més petites.

Vam començar prototipant la nova orientació amb el Servei de Personal i amb el campus de Manresa com a projectes pilot el curs 2018-19, i enguany ens han demanat fer-ho a Arquitectura de Barcelona (ETSAB) i a “Camins” (ETSECCPB). Val a dir que per sort hi ha unitats que ja ho fan de fa temps com ara la UASRL, l’àrea TIC, les Biblioteques o la Xarxa de Qualitat. Segur que ens descuidem alguna que no coneixem, però en tot cas ens interessa explicar com ho plantegem nosaltres des de la mirada col·laborativa.

En aquest nou marc plantegem a les unitats que voluntàriament volen participar de la iniciativa tres tipus d’actuacions: el procés de millora contínua (capital innovació), tècniques variades per millorar la cohesió de les unitats (capital relacional), i els mapes de coneixement (capital coneixement) que també estem adaptant de la metodologia que ens ha transferit l’ajuntament de Barcelona.

El procés de millora contínua col·laborativa

Concretant sobre la millora contínua el nostre acompanyament acostuma a durar dos cursos, el primer amb més dedicació i el segon més lleuger amb la idea sempre és facilitar l’adopció de les metodologies: la canya, i no el peix. Aquesta és la idea inicial de treball que sempre acabem adequant a la realitat de cada unitat i que es desplega en aquestes quatre fases:

Fase 1. Definició del servei

Entre juny -sempre un cop passada la fira Nexus24- i octubre:

  1. Conversa informal de Nexus24 amb el o la cap de la unitat que ha de tenir una dimensió mínima d’unes 50 persones.
  2. El cap o la cap de la unitat planteja a la unitat la intenció de fer aquest exercici, i si hi ha prou consens…
  3. El o la cap fa una sol·licitud a l’equip de gerència que decidirà si és el moment adient per fer-ho i quins recursos hi destinarà (facilitador/a).
  4. Planificació del calendari d’actuacions. Consens amb Reunió amb el o la cap per consensuar calendari i abast amb la participació dels caps de les subunitats o persones interessades.

Fase 2. Equip impulsor i jornada d’inici

Entre octubre i desembre:

  1. Definició de l’equip impulsor, normalment una persona de cada una de les subunitats del col·lectiu i que canvia cada any amb la voluntat de que el màxim de persones hi passin.
  2. Preparació amb l’equip impulsor de la jornada inicial col·laborativa on gairebé tothom -ningú obligat- participa per generar i prioritzar els reptes a treballar durant el curs. Com tanques una escola o un servei durant 3h?
  3. Anàlisi de tot el que ha sortit a la jornada d’inici, equips, reptes, relacions, i presentació a les diferents sub-unitats dels projectes que es faran aquest curs amb els recursos disponibles. Només es fan els projectes on hi ha gent que vol fer-los.

Fase 3. Facilitació o acompanyament de projectes

Entre gener i maig o juny, en tot cas abans de la Fira Nexus24

L’equip impulsor o equips de treball si n’hi ha més d’un executen els seus projectes de manera col·laborativa treballant per iteracions, documentant, amb sprints, sincros, demos i retros de metodologia agile. Aquest punt és avui més un desig que una realitat perquè no hi ha gaire coneixement d’aquestes metodologies, però poc a poc i a base de picar pedra a l’escola de tardor ho anem aconseguint.

Fase 4. Retorn. Fira Nexus i reunions amb gerència.

Finals de maig fins juliol

  1. Pels volts de Sant Ponç cada any celebrem la Fira Nexus24 on els diferents equips que han fet treball col·laboratiu presenten els resultats i aprenentatges. És el moment de celebrar, compartir i aprendre del que ha anat bé i del que podem millorar.
  2. Abans de tancar el curs hi ha una reunió de mitja hora entre el gerent i l’equip impulsor per valorar amb calma el que s’ha fet i el que queda pendent.
  3. També abans de marxar de vacances cal lliurar la documentació de tota la feina feta per deixar constància dels aprenentatges als equips que seguiran. El paper del cap o la cap és fonamental en aquest punt.

EL rol del gerent i/o l’equip de gerència

Finalment cal destacar la rellevància que té la implicació de l’equip de gerència en tot el procés amb aquests quatre elements:

  1. Donar el vist-i-plau al projecte com hem vist a la Fase 1 assignant recursos i padrí o padrina al projecte.
  2. Avaluar l’avenç dels projectes en cada una de les reunions trimestrals que es fan durant el curs.
  3. Participar de la Fira Nexus24 del mes de maig i rebre l’equip impulsor o equips de treball durant el mes de juliol.
  4. Buscar sinergies o replicabilitat de les solucions en altres unitats o campus integrant les solucions trobades en el flux general de projectes.

I fins aquí aquesta entrada que ens serà molt útil com a punt de partida per explicar què estem fent, per què Nexus24 ja no és tan visible com a l’inici, i per tenir material escrit per explicar a les organitzacions que sovint ens venen a veure. Més endavant i quan les tinguem més rodades ja explicarem les altres dues actuacions (mapes de coneixement i “reparació” d’unitats) que encara estem prototipant.