Pere Losantos

Tot i que semblava el setembre passat que ho teníem tot en contra per tirar endavant el programa Nexus24, acabant el curs ho veiem força diferent. Us expliquem en aquesta entrada de manera breu quatre iniciatives que hem fet o tenim en marxa en aquest curs pandèmic: Escola Nexus24, Xarxa Suport TIC, Xarxa Suport Gestió Acadèmica i PACU Millora Camins.

Escola Nexus24. Des del 2015 cada any hem fet una o dues edicions de l’Escola Nexus24, un espai temps de 20h on aprenem els ets i uts del treball col·laboratiu. El repte d’enguany era fer una edició digital, i el resultat creiem que ha estat força bo. La novetat més important ha estat passar dels 5 dies intensius de 5h a 10 sessions online de 2,5h que han permès una major participació i un aprenentatge més vivencial de les eines i metodologies col·aboratives digitals. Hem perdut, és cert, el contacte humà, i per això el curs vinent volem explorar un format híbrid 20% presencial i 80% online. També cada any apostem per una novetat, i enguany hem comptat amb dinàmiques de impro de la mà de la Isabel García Caparrós i en Jaime Benavides. La propera edició serà a partir de gener 2022, i com sempre reservem unes quantes places per organitzacions més enllà de la UPC per si us pogués interessar.

Suport TIC col·laboratiu. El propòsit del programa Nexus24 era i és que l’any 2024 treballar de manera col·laborativa sigui normal a la UPC. Un dels elements que ho fan possible -recordant sempre que l’eina no fa la feina- és un bon domini de la competència digital on sovint la relació inversament proporcional entre l’envelliment del personal i l’evolució de la tecnologia juga en contra. Fins aquest any que gràcies a la necessitat de treballar en remot i a la consolidació del projecte Xarxa de Suport TIC hem aconseguit que gairebé tothom s’hi sentís còmode fent anar eines de l’entorn de Google Workspace. Aquest projecte va nèixer el març de 2019 com a prova pilot, i enguany la gerència ha assignat nous recursos (hores Nexus24) perquè un equip de 11 persones consolidin els quatre àmbits de treball (xat de consulta ràpida, vídeopíndoles formatives, documentació estructurada i mètriques de l’operativa i impacte) i determinar els recursos necessaris per desenvolupar estructures d’aprenentatge i relació similars. Una xarxa autoorganitzada de 500 persones sobre una estructura de 1500 no és una cosa que passa cada dia.

Gestió acadèmica en xarxa. La Xarxa de suport TIC comptava amb un catalitzador potent d’entrada, la necessitat imperiosa d’aprendre a fer anar les eines TIC en un temps rècord per continuar treballant. Ens preguntàvem aquest curs si tindria sentit desplegar aquesta nova estructura d’aprenentatge en un àmbit totalment diferent com el de la gestió acadèmica o la gestió de la recerca. La particular configuració de la UPC amb set campus i disset escoles, amb serveis de gestió acadèmica territorials que atenen els usuaris i serveis generals genera una gran complexitat de gestió i resolució de dubtes. S’havien fet intents de compartir el coneixement general per aquestes 150 persones però la plataforma no havia funcionat prou bé. Les 6 persones (més un perfil d’assessorament extern, un facilitador i un padrí) que impulsen el projecte Xarxa Suport Gestió Acadèmica estan replicant el naixement de la xarxar de suport TIC i prototipant les eines que ens diran si té sentit fer servir aquestes eines (xat, píndoles, FAQ) en aquest àmbit concret.

Millora de Camins. Un PACU és un Procés d’Aprenentatge Col·laboratiu a les Unitats, un acompanyament que fem des del programa Nexus24 a una unitat perquè desenvolupi (1er any) i consolidi (2n any) un sistema col·laboratiu de millora contínua dels seus processos. Vam començar fa dos anys amb aquesta línia d’activitat i creiem que poc a poc anem traient l’entrellat de com organitzar-la. Enguany ho estem fent amb la UTG Camins; tenim un equip impulsor millora.camins, una jornada d’identificació de reptes on vam prioritzar-ne tres, i tres equips que prototiparan solucions durant 4 mesos. Després de Nadal tornarem a fer girar la roda fins trobar un model de calendari que ens encaixi. Perseguim tres impactes, el relacional (entre 80 i 90 persones que no es coneixen moltes d’elles), l’aprenentatge del treball col·aboratiu i la millora d’un procés de l’organització. Tenim per tant en un mateix PACU quatre projectes que acompanyem des de la facilitació (l’equip impulsor i tres més, un per cada repte) que a la següent iteració ja tindran facilitació pròpia generada dins la mateixa unitat i ens podrem dedicar a posar en marxa un PACU en una altra unitat. S’admeten propostes.

Aquestes quatre iniciatives us poden sembla poca cosa però l’efecte multiplicador és molt gran; dues persones (algun dia explicarem el gran descobriment que ha suposat treballar en parelles) s’encarreguen de la mètrica i el desplegament del programa dedicant-hi unes poques hores a la setmana; hi ha un equip impulsor de 7 persones que es reuneix 1h cada 15 dies per fer sincros; hi ha la dedicació dels diferents equips en marxa amb el seu facilitador/a corresponent, i poc més. I com sempre estem oberts a explicar la nostra experiència però també ho diem clar per experiències passades que se’ns han acostat, sense un apadrinament clar de la direcció que entengui i aposti (amb hores) per aprofundir en un model d’estructura dual (xarxa per la millora treballant per projectes i jeràrquica pel dia a dia treballant per processos), el model no funciona.