NEXUS24 UPC

Pere Losantos

L’any 2013 algunes persones del PAS de la UPC ens vam plantejar com seria aplicar l’embut (funnel) d’innovació que ens explica l’Amalio Rey a una universitat pública com la Politècnica de Catalunya. En aquesta entrada ens ve molt de gust explicar-vos el model a què hem arribat després d’unes quantes iteracions, i si podeu fer comentaris molt millor.

Com a la major part d’universitats, l’estructura de gestió (el “PAS”) s’organitza seguint una lògica jeràrquica optimitzada per obtenir la màxima eficiència en processos repetitius. Aquesta lògica, tanmateix, s’ha demostrat poc eficient en la resolució de problemes complexos. I en el nostre cas aquesta manca d’eficiència s’agreuja perquè tenim 9 campus ubicats a set ciutats diferents.

Abans de seguir endavant cal deixar clar que la UPC sempre ha estat una organització innovadora, tant a la banda de recerca i docència (el PDI) com a la de gestió (el PAS). Hi ha un sistema de qualitat, indicadors, millora contínua, plans estratègics… tot allò que una organització moderna ha de tenir. I en tenim de projectes d’aquesta mena amb el seu embut d’innovació: la creació d’un nou campus, el desplegament de l’e-administració, la millora del campus virtual, la fusió de dues escoles, o l’optimització de l’estructura amb unitats descentralitzades.

Tanmateix, totes aquestes millores van de dalt a baix, i teníem la sensació fa quatre anys de que el potencial creatiu del personal de gestió estava desaprofitat. Com podíem recollir projectes i necessitats del PAS focalitzats en problemes reals, la humil innovació incremental? Com podíem donar resposta a iniciatives locals, de campus, o a problemes menors però que afecten a diferents àrees que no comparteixen coneixement? I sobre tot, com podíem fer tot això sense fer servir una inútil bústia de suggeriments com fan encara moltes organitzacions?

La solució que vam trobar la teniu en aquest esquema que ara us expliquem i que estem desplegant des del 2014 amb el programa @Nexus24UPC:

A sota a l’esquerra teniu representada una estructura piramidal, la “formal”. A la dreta teniu una estructura reticular, “informal o en xarxa”. Són les mateixes persones que s’organitzen d’una manera o altra segons la funció: executora de processos a l’esquerra, exploradora per projectes d’innovació a la dreta. La imatge us sonarà a la de José Cabrera i el seu model de redarquia que vam fer servir en un primer moment, tot i que poc a poc el model ha agafat volada.

Com veieu el nostre funnel o embut té doble entrada (nosaltres en família li diem el pantaló perquè té dos camals, un més formal i ben planxat, un altre més informal o de cap de setmana). El camal de l’esquerra és l’entrada de projectes de millora contínua o projectes estratègics, per tota la universitat, amb encàrrecs formals a persones que els accepten sí o sí com el desplegament d’una nova titulació acadèmica. El camal de la dreta és l’entrada de projectes generats per personal que voluntàriament s’apunta a resoldre problemes o a compartir coneixement en xarxa per millorar la seva organització.

El camal de la dreta, que és el que gestionem nosaltres, té dues fases successives: una primera d’articulació on s’identifiquen problemes i reptes i es creen els equips de treball, i una segona d’acompanyament de projectes un cop plantejats. L’articulació es fa mitjançant diferents activitats: Xarxes Temàtiques (XaT), Escola Nexus24 de Treball Col·laboratiu, Jornades temàtiques, Píndoles d’aprenentatge, Projectes de Desenvolupament Personal… i atenció personalitzada.

De tota aquesta tasca d’articulació emergeixen propostes de projectes que entren a l’embut, però abans han de passar un filtre, el MiMa, una mena de crowdfunding digital tipus Verkami, Goteo o KickStarter on la comunitat UPC pot recolzar (M’agrada) o implicar-se (M’implico, amb hores reals) en els projectes per valorar el seu grau d’acceptació. Aquesta és una de les diferències fonamentals del sistema, la participació de la comunitat UPC en la selecció dels projectes.

En acabar la fase d’acompanyament s’arriba a un prototip i la proposta es defensa davant un segon filtre, en aquest cas de gerència, que determina si aquella millora s’ha d’estendre a tota l’organització aportant més recursos, ha de madurar més o no interessa en aquest moment. En tot cas i independentment d’on arribi el projecte, el valor relacional de la xarxa i l’aprenentatge del TEC (Treball Equips Col·laboratius) sempre són presents.

Uns últims pensaments en forma de llista breu abans d’acabar l’explicació del model.

1. Tot el que es treballa al camal de la dreta es fa amb dinàmiques col·laboratives, i la major part de persones que hi treballa té hores assignades (entre 30 i 60 a l’any) i s’ha format o s’està formant en TEC (Treball Equips Col·laboratius) a l’Escola Nexus24 de la UPC.
2. Hi ha projectes que neixen a la fase d’articulació i entren pel camal de la innovació formal perquè és més eficient fer-ho així que en format TEC;
3. Hi ha un equip de personal investigador que analitza les mètriques i indicadors del que fem per destil·lar un model teòric robust i que ens ajudi a millorar la dinàmica i eficiència del sistema. És el projecte Col·laboroscopi.
4. La cultura col·laborativa afavoreix en gran manera la incorporació de processos de digitalització del PAS, un altre dels objectius de la UPC.
5. Hi ha un petit equip de coordinació que gestiona aquest procés (aproximadament dues persones EJC) que fa de frontissa entre el sistema frontal i el sistema en xarxa. I una direcció que des del minut zero ha cregut en el projecte, sense això no hauria estat possible.
6. I hi ha moltes persones, de la UPC i de fora, que de manera desinteressada han posat hores i recursos i que ens ajuden a fer-ho possible, entre elles Tejeredes i WeQuestionOurProject a qui agraïm tant com podem i sabem la seva col·laboració.

Som conscients de que queda molta cosa no explicada, i estem amatents per compartir amb vosaltres la nostra experiència i a aprendre conjuntament.  També sabem avui que encara ens queda molta feina per fer fins el 2024 (per això es diu Nexus24 el programa), especialment treballar la mètrica i l’adopció del TEC i de la innovació més enllà dels Early Adopters dels primers anys, però tenim temps.

PAS a PAS i bona lletra.